En esta ocasión vamos a tratar de responder las principales dudas que genera la legalización de documentos. ¡Vamos a ello!
¿Pueden los traductores jurados legalizar documentos?
No, no tienen competencia para legalizar documentos públicos. Su labor consiste en dar fe de la veracidad de la traducción de un documento, pero no de su autenticidad.
¿Qué es el sello de legalización o apostilla de un documento?
El sello de legalización o apostilla da fe de la autenticidad de las firmas o sellos de un documento público emitido en otro país, así como de la capacidad en la que la autoridad firmante suscribió el documento. La certificación del documento puede hacerse:
- Por la autoridad competente el país de origen, estampando su sello en el documento (o en una copia certificada del mismo).
- Mediante un certificado en hoja aparte, o apostilla, que se muestra a continuación.
¿En qué se diferencia la legalización mediante Apostilla de la legalización en sí?
La Apostilla simplifica la legalización de un documento y puede usarse cuando el país en el que se emitió el documento y el país en el que va a usarse son signatarios del Convenio de la Haya de 1961.
Si el documento va a usarse en un país que no está adherido a la Convención, también deberá ser legalizado por la embajada respectiva. Para consultar la lista de países signatarios de la Convención haga clic aquí.
¿Dónde se puede apostillar un documento público?
Si necesita apostillar o legalizar un documento debe dirigirse a la institución habilitada para tal fin en su país de emisión. En España, la autoridad competente depende de si el documento emana de una administración pública, autoridad judicial, institución académica o notario público.
A modo de ejemplo, en el Reino Unido, le compete a la oficina de legalizaciones; en EEUU, al Secretario de Estado; a los secretarios o vicesecretarios de los juzgados federales de EEUU, o al Departamento de Estado de Autenticaciones; en Australia, al Departamento de Asuntos Exteriores y Comercio; en Dinamarca, Suecia y Finlandia, a sus Ministerios de Asuntos Exteriores respectivos.
¿Hay documentos exentos de legalización emitidos en la UE?
Sí, desde febrero de 2019 se ha simplificado la circulación de algunos documentos públicos dentro de la UE suprimiendo el requisito de la Apostilla, ahorrando de este modo a los ciudadanos europeos mucho papeleo.
Los documentos públicos para los que se ha suprimido el requisito de la apostilla abarcan: actos administrativos, como certificados del registro; actas notariales, sentencias y documentos consulares que cubran los siguientes ámbitos:
- el nacimiento;
- el hecho de que una persona está viva;
- la defunción;
- el nombre;
- el matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil);
- el divorcio, la separación judicial o la anulación del matrimonio;
- la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para registrarse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada);
- la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada;
- la filiación;
- la adopción;
- el domicilio o la residencia;
- la nacionalidad;
- la ausencia de antecedentes penales;
- el derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones municipales y en las elecciones al Parlamento Europeo.
Con el nuevo Reglamento, las autoridades receptoras de un Estado Miembro no podrán exigir que el documento presentado lleve el sello de la apostilla.
Y una vez que obtenga la Apostilla, ¿el país receptor reconocerá el documento?
Se reconoce la autenticidad de la firma o sello del documento, si bien el reconocimiento del contenido y efectos del dicho documento dependerá de la ley nacional del país receptor del documento.
¿Cuándo solicito la legalización? ¿Antes o después de la traducción jurada?
Antes, ya que la traducción debe incluirla también, pues certifica la autenticidad del documento.
No obstante, si se trata de un documento largo y quiere agilizar el proceso, nos puede enviar su documento debidamente escaneado para que empecemos la traducción y añadir la traducción del sello de legalización una vez estampado.
¿Cómo legalizo un documento si un país no es parte de la Convención de la Haya?
Si no puede apostillar el documento porque este proviene de un país no signatario, por ejemplo, de Pakistán, India, Nigeria, Marruecos, o EAU y necesita legalizarlo para usarlo en el extranjero, el documento debe estar firmado por una autoridad pública e incluir el nombre del signatario en mayúsculas, legalizarse en el Ministerio de Asuntos Exteriores y presentarse para confirmación en la embajada o consulado del país en el que usará el documento.
Tengo dudas sobre legalización de documentos, ¿a quién puedo solicitarle más información?
Puede recurrir a su Consulado o Embajada, o al Ministerio de Asuntos Exteriores para más información.
